Zakładasz jednoosobową działalność gospodarczą? O tych wydatkach „na start” musisz pamiętać

27.02.2019 5 minuty na przeczytanie artykułu
Akademia Bezpieczeństwa Ekonomiczno-Prawnego

Założenie własnej jednoosobowej działalności gospodarczej to duży krok w życiu zawodowym każdego przedsiębiorcy. Powinno być zatem poprzedzone nie tylko przygotowaniem dobrego pomysłu na biznes, ale i kalkulacją wszystkich niezbędnych wydatków, jakie trzeba ponieść. A tych będzie niestety nie mało. Warto więc przygotować się na nie zawczasu. Od niektórych kosztów bowiem młody przedsiębiorca nie ucieknie, niezależnie od tego, czy uda mu się na działalności na samym początku coś zarobić, czy nie.

Zakładanie jednoosobowej działalności gospodarczej na samym początku wiąże się z szeregiem obowiązków formalnych. Należy bowiem zarejestrować firmę, czyli zgłosić ją do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej. Złożenie odpowiedniego wniosku do CEIDG jest bezpłatne i warto o tym pamiętać. Oszuści często bowiem starają się wykorzystywać niewiedzę początkujących przedsiębiorców, wysyłając do nich fałszywe wezwania do uiszczenia opłaty za taki wpis. Oczywiście w takim wypadku nie należy przesyłać pieniędzy na wskazane przez oszustów konto. Darmowe jest również złożenie wniosku w Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych w celu zgłoszenia się do ubezpieczeń społecznych. Również Urząd Skarbowy nie pobierze opłaty za zgłoszenie się jako płatnik VAT. Zatem na samym początku przygody z jednoosobową działalnością gospodarczą portfel świeżo upieczonego przedsiębiorcy jeszcze nie ucierpi. Wraz z rozpoczęciem biznesu na dobre szybko się to jednak zmienia.

Składki ZUS

Pierwszym sporym obciążeniem dla początkującego przedsiębiorcy, przed którym nie ucieknie ani którego nie będzie mógł przełożyć na później, będzie obowiązek zapłacenia składek ZUS. Wywiązać się z niego należy do 10. dnia każdego miesiąca za miesiąc poprzedni (czyli, jeżeli przedsiębiorca wystartuje z jednoosobową działalnością gospodarczą 1 stycznia, swoje pierwsze składki ZUS będzie musiał zapłacić do 10. lutego), jeśli płacimy składki tylko za siebie, lub do 15. dnia każdego miesiąca, o ile w firmie zatrudnieni są pracownicy. Co ważne, obowiązek opłacania składek ZUS powstaje niezależnie od tego, czy firma już zarabia, ma pierwsze zamówienia czy podpisane umowy.

Istnieje jednak ulga dla początkujących przedsiębiorców, którzy przez pierwsze 24 miesiące od założenia firmy mogą opłacać tzw. preferencyjne składki ZUS w niższej wysokości (dokładnie podstawą wyliczenia preferencyjnych składek jest wówczas nie mniej niż 30 proc. kwoty minimalnego wynagrodzenia za pracę obowiązującą w danym roku kalendarzowym, a nie 60 proc., jak ma to miejsce po upływie dwóch lat od założenia firmy). W 2018 roku (od kwietnia do grudnia) preferencyjne składki ZUS wynoszą w sumie (z dobrowolnym ubezpieczeniem chorobowym) 519,28 zł. Dla przedsiębiorców stawiających swoje pierwsze kroki w biznesie, może nie być to więc mało. Co więcej składki ZUS wszyscy przedsiębiorcy, nawet ci zarabiający na swojej działalności najmniej, opłacają w równej wysokości. To ma się jednak zmienić. Od 1 stycznia 2019 roku najmniejsze firmy (których przychody za ubiegły rok nie przekroczą 30-krotności minimalnego wynagrodzenia za pracę, w skali miesiąca zaś 2,5-krotności płacy minimalnej) będą mogły płacić tzw. mały ZUS, uzależniony od przychodów.

Od 30 kwietnia 2018 roku istnieje nowe rozwiązanie dla zakładających jednoosobową działalność gospodarczą, tzw. ulga na start. Pozwala ona przez pierwszych 6 miesięcy prowadzenia firmy na niepłacenie składek na ubezpieczenia społeczne (emerytalne, rentowe, wypadkowe i chorobowe). Początkujący przedsiębiorca musi jedynie opłacać co miesiąc składki na ubezpieczenie zdrowotne. Korzystanie z nowej ulgi wiąże się jednak z tym, że jeśli w tym czasie coś mu się przydarzy, nie otrzyma on w ogóle świadczeń z ubezpieczenia chorobowego i wypadkowego. Po skorzystaniu z ulgi na start przedsiębiorca może jeszcze przez kolejne 24 miesiące opłacać preferencyjne składki ZUS. Po tym czasie jednak z „małego” ZUS przechodzi się już na „duży”. A to oznacza, że comiesięczna kwota składek znacznie wzrasta (od kwietnia do grudnia 2018 roku było to łącznie 1228,70 zł z dobrowolnym ubezpieczeniem zdrowotnym). Widać zatem wyraźnie, że składki ZUS to duża pozycja w comiesięcznych wydatkach jednoosobowej działalności gospodarczej, ale oczywiście nie jedyna.

Zaliczki na podatek dochodowy

Nie można zapominać również o konieczności comiesięcznego bądź kwartalnego odprowadzania zaliczek na podatek dochodowy, czyli PIT. Na szczęście zakładając firmę, przedsiębiorca ma prawo wybrać taką formę opodatkowania, która będzie dla niego najkorzystniejsza. Może to być opodatkowanie na zasadach ogólnych (z dwoma stawkami podatkowymi: 18-proc. dla rocznego dochodu w wysokości nie wyższej bądź równej 85 528 zł i 32-proc. do rocznego dochodu przekraczającego tę kwotę). Drugą formą opodatkowania, na którą może się zdecydować, jest opodatkowanie podatkiem ogólnym. Warto wybrać tę formę opodatkowania, jeśli istnieje ryzyko „wpadnięcia” w drugi próg podatkowy. Ta forma oznacza bowiem, że wysokość podatku zawsze (niezależnie od rocznej wysokości dochodu) będzie stała: 19 proc. Przedsiębiorca (o ile spełnia kryteria) może również zdecydować się na skorzystanie z karty podatkowej lub ryczałtu ewidencjonowanego.

Odprowadzanie VAT

Oprócz obowiązkowego podatku dochodowego, wielu przedsiębiorców płaci również podatek VAT. To już jednak nie tylko obciążenie finansowe dla przedsiębiorcy, ale i szansa na pewne „oszczędności”. Płatnicy VAT mają bowiem prawo odliczyć VAT od wszystkich usług i towarów nabytych na potrzeby prowadzonej działalności gospodarczej, co de facto pomniejsza VAT, który przedsiębiorca musi odprowadzić do urzędu skarbowego.

Wynajem i wyposażenie biura

Reszta comiesięcznych wydatków zależy już od specyfiki danej działalności gospodarczej. Na pewno każda firma musi mieć swoją siedzibę. Może to być mieszkanie przedsiębiorcy, ale i osobne biuro, którego wynajęcie kosztuje, a koszt ten uzależniony będzie oczywiście od lokalizacji i standardu lokalu. Można również skorzystać z coraz popularniejszego rozwiązania, czyli tzw. wirtualnego biura, pod adresem którego firma będzie zarejestrowana, ale to również dodatkowy koszt w wysokości ok. 100 – 200 zł miesięcznie.

Wynajęcie biura to jednak dopiero początek. O ile stawiający pierwsze kroki w biznesie nie wynajmie wyposażonego już lokum (lub nie urządzi biura w swoim domu), będzie potrzebować oczywiście podstawowych sprzętów biurowych. Do tego dochodzą również odpowiednie narzędzia do pracy. I tu znowu w zależności od charakteru prowadzonej działalności gospodarczej może to być tylko telefon i komputer z dostępem do Internetu (wówczas do kosztów firmy zaliczyć należy zakup odpowiedniego sprzętu, ale i comiesięczne rachunki za usługi telekomunikacyjne). Inna firma będzie potrzebować natomiast specjalistycznych maszyn czy technologii, których zakup może kosztować nawet kilkanaście tysięcy złotych.

Usługi księgowe

Większość początkujących przedsiębiorców decyduje się również na zatrudnienie księgowego lub firmy świadczącej tego typu usługi, a to oczywiście również dodatkowy koszt, średnio ok. 100 zł miesięcznie.

Koszty można mnożyć niemal w nieskończoność

Do tego doliczyć należy, w zależności od potrzeb konkretnej firmy, również koszt użytkowania służbowego auta (lub również jego zakup czy leasing), opłaty za zamówienia towarów, wynajem magazynów, koszty związane z zatrudnieniem podwykonawców czy pracowników – można by tak wymieniać niemal w nieskończoność. Wszystkie je należy wziąć jednak pod uwagę zanim rzucimy się na głęboką wodę i zdecydujemy o założeniu własnej działalności gospodarczej. Na szczęście większość z tych wydatków można „wrzucić” w koszty, a dzięki temu obniżyć wysokość podatku dochodowego, który trzeba zapłacić.

Współfinansowane ze środków Fundacji PZU

Program dofinansowany ze środków Programu Fundusz Inicjatyw Obywatelskich 2018