Środki trwałe – o czym musimy wiedzieć prowadząc działalność gospodarczą? Cz. 4 Ewidencja środków trwałych, inwestycje w obce środki trwałe, likwidacja środków trwałych

30.11.2018 2 minuty na przeczytanie artykułu
Akademia Bezpieczeństwa Ekonomiczno-Prawnego

Wszystkie środki trwałe muszą zostać wprowadzone do ewidencji tych składników majątku. Bez względu na to, czy pozyskaliśmy je drogą wytworzenia, kupna czy wynajmu. Nie ma określonej fory prowadzenia takiej ewidencji. Może to być segregator, elektroniczna baza danych, ręczna ewidencja – nie liczy się forma, a zestaw konkretnych informacji.

 

Wpisów należy dokonywać na podstawie Dokumentów OT. Taki dokument, potwierdzający przyjęcie rzeczy do użytkowania powinien zawierać elementy określone w przepisach o dowodach księgowych oraz dane wynikające z praktyki księgowej, czyli:

  • liczbę porządkową,
  • datę nabycia i przyjęcie do używania,
  • rodzaj dokumentu stwierdzającego nabycie,
  • nazwę środka trwałego;
  • charakterystykę środka trwałego;
  • wartość składnika majątku;
  • stawkę amortyzacji;
  • symbol KŚT;
  • numer inwentarzowy;
  • numer i datę dowodu dostawy;
  • przeznaczenie środka trwałego i miejsce jego użytkowania,
  • podpisy osoby (zespołu osób), które przyjmują środek trwały w użytkowanie
  • kwotę odpisu amortyzacyjnego za dany rok podatkowy i narastająco za okres dokonywania tych odpisów, w tym także, gdy składnik majątku był kiedykolwiek wprowadzony do ewidencji (wykazu), a następnie z niej wykreślony i ponownie wprowadzony;
  • zaktualizowaną wartość początkową;
  • zaktualizowaną kwotę odpisów amortyzacyjnych;
  • wartość ulepszenia zwiększającą wartość początkową;
  • datę likwidacji wraz z przyczyną, ewentualnie datę zbycia.

Warto w tym miejscu podkreślić, że tylko środki trwałe wprowadzone do ewidencji i przyjęte w użytkowanie firmy stanowią przedmiot odpisów amortyzacyjnych. W ewidencji musimy zamieszczać również inwestycje w obce środki trwałe. Czyli środki poniesione na środek trwały, będący w użytkowaniu naszej firmy, ale będący własnością innego podmiotu. Użytkowanie musi być poświadczone umową najmu, dzierżawy, leasingu lub użyczenia. Przy tym należy zastosować się do następujących warunków:

  • Suma wydatków poniesionych na inwestycję w środek trwały (przebudowę, rozbudowę, rekonstrukcję, adaptację lub modernizację) musi przekraczać w danym roku kwotę 3 500 PLN;
  • Poniesione nakłady muszą spowodować wzrost wartości środka trwałego względem wartości z dnia przejęcia.

Sprzedaż udoskonalonego składnika majątku, w obce ręce, niezamortyzowana wcześniej część staje się kosztem uzyskania przychodu. Środek trwały może zostać zlikwidowany na podstawie dowodu księgowego LT – czyli dokumentu wycofującego środek trwały z ewidencji. Taki dokument musi zawierać:

  • nazwę jednostki, w której wystawia się dowód LT i jej dokładny adres
  • numer dowodu, umożliwiający w sposób jednoznaczny i niepowtarzalny oznaczyć dokument, zgodnie z metodą numeracji przyjętą w jednostce (w przypadku druków akcydensowych) lub w systemie komputerowym w module „Środki trwałe”
  • datę wystawienia
  • nazwę środka trwałego, jaka powinna jednoznacznie identyfikować likwidowany środek trwały
  • numer inwentarzowy środka trwałego, który powinien jednoznacznie identyfikować likwidowany środek trwały
  • orzeczenie komisji likwidacyjnej podające przyczynę oraz sposób likwidacji środka trwałego
  • podpisy członków komisji likwidacyjnej
  • podpis pracownika upoważnionego za gospodarkę środkami trwałymi w jednostce
  • podpis upoważnionego pracownika księgowości
  • podpis kierownika jednostki
  • uwagi, miejsce na podanie cech charakteryzujących likwidowany środek trwały, np. rok produkcji danego środka trwałego

Zasadniczo przy likwidacji środków trwałych ich niezamortyzowaną część można ująć w kosztach uzyskania przychodów. Nie dotyczy to jednak likwidacji inwestycji w obce środki trwałe. Wyjątkiem od tej reguły (zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 48 Ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych) przykładowo są również straty powstałe w wyniku utraty lub likwidacji samochodów.

Współfinansowane ze środków Fundacji PZU

Program dofinansowany ze środków Programu Fundusz Inicjatyw Obywatelskich 2018