Jak przeżyć w open space

26.02.2019 5 minuty na przeczytanie artykułu
Akademia Bezpieczeństwa Ekonomiczno-Prawnego

Otwarty model biura narodził się w Stanach Zjednoczonych w pierwszych latach XX wieku. Jak wiele mód, z USA rozprzestrzenił się stopniowo na cały świat. Nie ominął także Polski, by stać się formą dominującą – według badania Skanska, JLL i ABSL zaledwie 13 proc. firm nadal stosuje gabinetowy model biura. Open space, bo o nim mowa ma zarówno swoje niezaprzeczalne zalety, jak i wady.

W założeniu dziesiątki, a nawet setki ustawianych obok siebie biurek czy obecnie komputerów, ma sprzyjać komunikacji, a także ułatwić przekazywanie dokumentów między pracownikami. Zwolennicy open space-ów podkreślają znaczenie bezpośredniego kontaktu. W zamyśle projektantów biura typu open space to przestrzeń, która uniemożliwia izolację i pozytywnie wpływa na poczucie przynależności pracownika do grupy. W ich opinii, dzięki tak zaprojektowanej przestrzeni, nie tworzą się wrogie frakcje, np. podzielone na dane pokoje. Zaletą otwartej przestrzeni w biurze jest również łatwiejszy dostęp do przełożonych, którzy nie są zamknięci we własnych gabinetach, nie stwarzają więc wrażenia hierarchiczności. Kamil Małocha, ekspert rynku pracy z firmy GoWork.pl w swojej wypowiedzi dla tvn24, twierdzi, że w takiej przestrzeni lepiej poradzą sobie ekstrawertycy, którzy lubią ciągły kontakt z innymi ludźmi. – Dla osób, które lubią współpracować w grupie, dzielić się swoimi pomysłami, pracować na zasadzie „burzy mózgów”, to korzystne rozwiązanie – uważa Małocha.

Zwolennicy powszechnej równości podkreślają, że w open space wszyscy pracownicy mają jednakową przestrzeń pracy, co jest bardziej sprawiedliwe. Z kolei zarządy firm są zadowolone, gdyż łatwiej jest kontrolować pracowników, można maksymalnie wykorzystać posiadaną bądź wynajmowaną powierzchnię, co daje niższy koszt wynajmu i utrzymania biura oraz zmniejszenie kosztów eksploatacji ze względu na umieszczenie większej liczby stanowisk w jednym pomieszczeniu – open space w porównaniu do tradycyjnych biur jest tańszy o około 20 proc.

Wady

Co raz częściej mówi się jednak również o wadach open space-ów. Jak wynika z badania brytyjskich naukowców z Exeter University, komfort pracy w pomieszczeniach typu open space jest niższy nawet o 32 proc. co z kolei przekłada się na zmniejszoną efektywność takich pracowników, która spada o 15 proc. w porównaniu z systemem gabinetowym. Z kolei z badań naukowców z Queensland University of Technology w Brisbane w Australii wynika, że osoby pracujące w otwartej przestrzeni są bardziej zestresowane, a to podnosi ich ciśnienie krwi, co zwiększa o 16 proc. ryzyko choroby serca i aż o 38 proc. udaru. Dodatkowo pracownicy ściśnięci w wielkiej sali o 20 proc. częściej chorują, bo łatwiej wymieniają się wszelkimi rodzaju zarazkami.

Ponadto, wiele osób pracujących w otwartych biurach do pracy skarży się na panujący nieustannie hałas, co utrudnia koncentrację i powoduje rozdrażnienie i szybsze zmęczenie. Przebywając w ciągłym hałasie o wiele trudniej jest wykonywać pracę koncepcyjną i twórczą Problemem staje się także ograniczona prywatność w miejscu pracy. Zakładana łatwość komunikacji, okazuje się tylko pozorna, gdyż aby spokojnie porozmawiać lub omówić delikatne bądź poufne kwestie trzeba szukać ustronnego, odosobnionego miejsca.

Osoby, które widują się codziennie powinny, w założeniu mieć lepszy kontakt. Okazuje się, że open space sprawia, iż relacje są płytsze. Pracownicy otwartych biur nie rozmawiają o swoich prywatnych sprawach, a jedynie wymieniają informacje, co nie sprzyja powstawaniu trwałych więzi i wzajemnego zaufania. Zbytnie zagęszczenie pracowników sprawia, że ludzie są bardziej drażliwi i częściej pojawiają się konflikty.

Zasady

Niezależnie od wad czy zalet, faktem jest, że open space króluje w wielkomiejskich biurach. Aby praca tam nie była koszmarem, warto przestrzegać kilku zasad, które uczynią pracę znośniejszą.

 

Projektując biuro dobrze zapewnić każdemu pracownikowi trochę prywatności. Ponadto, dobrze również wygospodarować pomieszczenie lub pomieszczenia, gdzie można coś zjeść, spędzić przerwę czy w spokoju porozmawiać przez telefon. Warto pamiętać że Kodeks pracy nakazuje zapewnić każdemu pracownikowi przynajmniej 13 metrów sześciennych pomieszczenia i co najmniej 2 metry kwadratowe podłogi, a monitory powinny się znajdować w odpowiedniej odległości – co najmniej 0,6 m między stanowiskami obok siebie, natomiast co najmniej 0,8 m między tylną ścianką monitora a osobą siedzącą naprzeciwko.

Pracując w otwartej przestrzeni dobrze jest przestrzegać kilku zasad savoir-vivre. Jak zauważa Renata Brukiewicz, trener biznesu z firmy szkoleniowo-doradczej Integra Consulting Poland, istnieje ogromna różnica między głośnym mówieniem, a spokojnym wypowiadaniem się z przekonaniem. – Szczególnie, gdy pracujemy w otwartej przestrzeni, pamiętajmy o tym, że zbyt głośne mówienie może po prostu źle świadczyć o nadawcy – zauważa Renata Brukiewicz. Chcąc dbać o spokój swój i współpracowników dobrze jest wyciszyć telefon i powiadomienia na komputerze. Generalnie należy unikać niepotrzebnych hałasów mogących rozpraszać twoich współpracowników. Z kolei Małgorzata Majewska, ekspert portalu monsterpolska.pl, zachęca do korzystania z pokoi spotkań. Podkreśla, że obecnie większość biur, w których królują otwarte przestrzenie ma wydzielone niewielkie pokoje przeznaczone na spotkania. To dobre miejsce do prowadzenia rozmów telefonicznych. – Jeśli musisz porozmawiać z klientem, zarezerwuj sobie na jakiś czas taki pokój. Pozwoli ci to poczuć się swobodniej. Szczególnie, jeśli spodziewasz się trudnej rozmowy – w takiej sytuacji lepiej się skupić i nie mieć poczucia, że wszyscy dookoła słuchają – mówi Małgorzata Majewska. Zauważa, że jeśli biuro nie jest wyposażone w takie pomieszczenia, rozmowę telefoniczną można przeprowadzić, np. na klatce schodowej, czy na powietrzu. Szanując prywatność innych nie zaglądamy sąsiadowi w monitor, ani ostentacyjnie nie słuchamy czyiś rozmów telefonicznych.

Nie tylko hałas może być uciążliwy dla osób siedzących przy sąsiednich biurkach. Skupienie dużej liczby osób w ograniczonej przestrzeni, jaką jest niewątpliwie biuro, sprzyja przenoszeniu się bakterii i wirusów, które mogą powodować choroby. W przypadku przeziębienia, lepiej zostać w domu, żeby nie zarażać innych.

Absolutnie niewybaczalnym jest brać cudze rzeczy i podjadać nie swoje jedzenie, chyba iż jest to firmowy, ogólnie przyjęty zwyczaj,. Może być to przyczyną poważnych konfliktów i frustracji. Nie należy w ogóle przesadzać z jedzeniem przy biurku. O ile kubek z kawą czy baton, nie stanowi problemu, o tyle kebab czy pizza są już problematyczne. Specjaliści zwracają również uwagę, na zabiegi kosmetyczne – malowanie się czy używanie perfum, lepiej przenieść w inne miejsce, gdyż może to rozpraszać sąsiadów. Przyczyną biurowych sporów bywa też kwestia temperatury i otwartych okien. Każdy ma inne odczuwanie ciepła i zimna, a zatem lepiej omówić tę kwestię wspólnie.

Przyszłość

Nie widać tendencji, które wskazywałyby na koniec epoki open space-ów. To nie znaczy, że biura się nie zmieniają. – Obecnie nie wystarczy już wydzielenie boksów czy oddzielenie od siebie stanowisk roślinami. Biuro ma być wielofunkcyjne i dopasowane do wymagań zespołów. Żeby zapewnić pracownikom prywatność i możliwość pracy w ciszy nie trzeba inwestować wyłącznie w sale konferencyjne. To rozwiązania mniej korzystne, ponieważ są permanentne i nie pozwalają na reorganizację przestrzeni zgodnie z bieżącymi potrzebami. Dlatego coraz większym zainteresowaniem cieszą się systemy modułowe. Tworzą one jakby „pomieszczenie w pomieszczeniu”, z tą różnicą, że można je przenieść do innej części biura bez konieczności burzenia ścian – powiedziała serwisowi pulsHR.pl Zuzanna Mikołajczyk, dyrektor ds. handlu i marketingu, członek zarządu Mikomax Smart Office.

Rośnie liczba firm, które przy projektowaniu biur zwracają większą uwagę na komfort pracowników, a nawet stawiają to na pierwszym miejscu. Ludzie, którzy w pracy czują się dobrze i wiedzą, że ich potrzeby są zauważane i wysłuchiwane pracują lepiej. Badania dowiodły, że każde podniesienie efektywności pracy o 1 proc. w organizacjach liczących 100 osób, przynosi rocznie oszczędności wysokości 600 tys. złotych rocznie. Dobrze zaprojektowane biuro plus dobra kultura   pracy daje dobre wyniki firmie i satysfakcję pracujących.

Współfinansowane ze środków Fundacji PZU

Program dofinansowany ze środków Programu Fundusz Inicjatyw Obywatelskich 2018