Przetwarzanie danych osobowych społeczności akademickiej

01.10.2018 6 minuty na przeczytanie artykułu

pixabay.com

Nie wygasają problemy i dalej mnożą się pytania związane bezpośrednio nie z czym innym jak oczywiście z RODO. Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) daje się we znaki wszystkim tym, którzy mają cokolwiek wspólnego z przetwarzaniem danych osobowych, co rzecz jasna ma swoje przełożenie również na życie polskich akademików.

 

Uczelnie muszą sobie obecnie radzić z wyzwaniem sprostania nowym przepisom, zwłaszcza że w tym roku po raz pierwszy są zobowiązane do przeprowadzenia procesów rekrutacyjnych na podstawie nowych zasad. Na większości polskich uczelni rekrutacja trwają jeszcze w najlepsze, a ponadto uczelnie cały czas pracują z szeregiem informacji dotyczącymi praktycznie wszystkich członków swojej społeczności, tym bardziej konieczna jest świadomość praw, jakie w zakresie danych posiadają kandydaci na studia, studenci, doktoranci, czy też absolwenci.

Rekrutacja na studia w obliczu RODO

Jednym z najważniejszych zagadnień dotyczących przetwarzania danych osobowych jest właściwa podstawa uprawniająca do dokonywania odpowiednich operacji. Nie inaczej jest w przypadku, chociażby właśnie rekrutacji na studia, jednak zasadne jest pytanie na, jakiej podstawie należy oprzeć wszelkie przetwarzane danych. Wydaje się, że najprostszym i sposobem jest dobrowolne, konkretne, świadome i jednoznaczne wyrażenie woli w formie oświadczenia lub wyraźnego działania potwierdzającego.

I tak zdecydowana większość uczelni prosiła na początkowych etapach rekrutacji o wyrażenie właściwej zgody, np. — Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych w celach postępowania rekrutacyjnego na studia oraz dokumentowania przebiegu studiów i wykorzystywanie ich do celów: statutowych, archiwalnych, statystycznych. Wiem, że podanie danych jest dobrowolne, jednak konieczne do realizacji celów, w jakich zostały zebrane. Podstawą przetwarzania danych kandydata na studia jest ustawa z dnia 27 lipca 2005 r. Prawo o szkolnictwie wyższym (tekst jednolity: Dz.U. z 2017 r. poz. 2183).  Ze zgodą jest jednak ten problem, że na podstawie przepisów RODO może być ona praktycznie zawsze wycofana, co rodzi oczywiście szereg komplikacji w ramach podjętych już procesów rekrutacyjnych.

W tym miejscu należy zaznaczyć, że obok zgody na przetwarzania istnieje inne bardzo praktyczna podstawa zgodnego z prawem przetwarzanie danych osobowych. Mianowicie praca z określonymi danymi jest dopuszczalna, jeżeli jest to niezbędne do wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą, lub do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy. Treść tego unormowania zdecydowanie można wykorzystać, kiedy kandydat składa komplet dokumentów na studia, pojawia się na uczelni celem weryfikacji swojej tożsamości itp. w sytuacji braku jednoczesnego złożenia zgody, jeżeli w ogóle do takiej sytuacji dojdzie. Otóż zgodnie z utrwalonym już stanowiskiem, za zgodę na przetwarzanie danych osobowych można również uznać takie zachowanie właściciela owych danych, które w jednoznaczny sposób należy uznać za wyrażenie takiej zgody. Jeżeli student składa komplet dokumentów w ramach rekrutacji, to należy to jednoznacznie interpretować jako wyrażenie zgody na przetwarzanie informacji na jego temat, ale tylko w tym konkretnym celu.

Drugą najważniejszą kwestią jest obowiązek odpowiedniego poinformowania osób, których dane uczelnia przetwarza o wszelkich przysługujących im prawach. Otóż RODO poszerzyło katalog informacji, o których musi zostać poinformowany każdy podmiot danych, przez co szkoły wyższy jako administratorzy olbrzymiej ilości danych muszą odpowiednio zmodyfikować wykorzystywane klauzule informacyjne. I tak przykładowo Uniwersytet Warszawski informuje w ramach prowadzonej rekrutacji, że:

  1. Administratorem Pani/Pana danych jest Uniwersytet Warszawski reprezentowany przez Rektora z siedzibą przy ul. Krakowskie Przedmieście 26/28, 00-927 Warszawa;
  2. Administrator wyznaczył Inspektora Ochrony Danych nadzorującego prawidłowość przetwarzania danych,
    z którym można skontaktować się za pośrednictwem adresu e-mail: iod@adm.uw.edu.pl;
  3. Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą w celu przeprowadzenia postępowania rekrutacyjnego na studia;
  4. Podstawą do przetwarzania Pani/Pana danych osobowych są przepisy ustawy Prawo o szkolnictwie wyższym (tekst jednolity: Dz. U. z 2017 r. poz. 2183);
  5. Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą przez okres 6 miesięcy po zakończeniu procesu rekrutacji,
    a w przypadku przyjęcia na studia zgodnie z tokiem realizacji studiów, a następnie zostaną poddane archiwizacji
    i będą przechowywane przez 50 lat;
  6. Pani/Pana dane osobowe nie będą udostępniane innym podmiotom, za wyjątkiem podmiotów upoważnionych na podstawie przepisów prawa. Dostęp do Pani/Pana danych będą posiadać upoważnieni przez administratora pracownicy oraz członkowie uczelnianych komisji rekrutacyjnych;
  7. Podanie przez Panią/Pana danych osobowych jest dobrowolne, jednak w przypadku ich niepodania nie będą Państwo mogli uczestniczyć w postępowaniu rekrutacyjnym;
  8. Posiada Pani/Pan prawo dostępu do treści swoich danych oraz prawo ich sprostowania, ograniczenia przetwarzania;
  9. Ma Pani/Pan prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, iż przetwarzanie Pani/Pana danych osobowych narusza przepisy ogólnego rozporządzenia o ochronie danych1).

Każdy osoba, której dane osobowe są przetwarzane przez uczelnię, powinna zapoznać się z wszelkimi klauzulami informacyjnymi dotyczącymi przetwarzania ich danych osobowych i zweryfikować czy wszystkie niezbędne dane faktycznie się w nich znajdują. Świadomość posiadanych uprawnień to podstawa, która lepiej pozwoli chronić dane wszystkich studentów, doktorantów i pozostałych członków społeczności akademickiej.

Prowadzenie akt osobowych studentów

Duże wątpliwości dotyczące RODO pojawiają się, kiedy zadajemy sobie pytanie o zakres danych osobowych, jakie na temat swoich studentów gromadzi uczelnia. W tym przypadku musimy brać pod uwagę nie tylko przepisy regulujące kwestię ochrony danych osobowych, ale również te odnoszące się bezpośrednio do sposobu prowadzenia studiów. Wobec tego zastosowanie ma odpowiednie rozporządzenie wykonawcze do ustawy, regulujące kwestię dokumentacji studiów, w tym prowadzenia akt osobowych studentów. Co niezwykle istotne, dotychczasowe rozporządzenie w sprawie dokumentacji przebiegu studiów od 1 października 2018 roku zostanie zastąpione nowym w sprawie studiów, które z kilkoma modyfikacjami będzie bardzo podobne do obecnych rozwiązań. Nieco odchudzono zawartość teczki akt osobowych studenta, w której będą przechowywane, m.in.: poświadczoną przez uczelnię kopię dokumentu stanowiącego podstawę ubiegania się o przyjęcie na studia, ankietę osobową zawierającą zdjęcie kandydata, imiona i nazwisko, datę i miejsce urodzenia, numer PESEL, a w przypadku jego braku – nazwę i numer dokumentu potwierdzającego tożsamość oraz nazwę państwa, które go wydało, imiona rodziców, płeć, miejsce zamieszkania przed rozpoczęciem studiów adres do korespondencji, obywatelstwo, a w przypadku cudzoziemców również nazwę państwa urodzenia i informacje o posiadaniu Karty Polaka; dokumenty stanowiące podstawę przyjęcia na studia; karty okresowych osiągnięć studenta;  decyzje władz uczelni dotyczące przebiegu studiów; decyzje dotyczące przyznania studentowi świadczeń pomocy materialnej, dyplom ukończenia studiów – egzemplarz do akt.  I tak między innymi pojawia się pytanie, czy uczelnia może żądać kserokopii dowodu osobistego jako dokumentu niezbędnego do podjęcia nauki na studiach. Do tej pory było to dopuszczalne, ponieważ dotychczasowe rozwiązania wskazywały, że teczka studenta zawiera także poświadczoną przez uczelnię kopię dokumentu potwierdzającego tożsamość kandydata na studia. Nowe rozporządzenie takiego przepisu już na zawiera, co należy jednoznacznie rozumieć jako ograniczenie możliwości żądania od kandydatów na studia składania kserokopii swoich dowodów osobistych. Taki stan rzeczy oczywiście nie wyklucza prawa żądania okazania właściwego dokumentu celem weryfikacji tożsamości kandydata.

Prawa studentów w zakresie ochrony danych osobowych

Od lat powtarzają się pytania bezpośrednio związanie z prawami studentów do ochrony swoich danych osobowych w trakcie toku studiów. I tak na koniec przywołujemy kilka najczęściej się pojawiających.

  • Czy zgodne z prawem jest umieszczanie imion i nazwisk kandydatów na I rok studiów, bez ich zgody, na listach wyników egzaminów wstępnych?

Zgodnie z art. 72 ust. 1 ustawy Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce wyniki postępowania w sprawie przyjęcia na studia są jawne. Analogiczne rozwiązanie jest przyjęte w obecnej ustawie, niemniej brzmi praktycznie identycznie i stanowi o tym, że de facto uczelnie mają obowiązek umieszczenia danych kandydatów na listach wyników egzaminów wstępnych. Zatem opublikowanie takiej listy na stronie internetowej uczelni lub wywieszenie wersji papierowej listy na uczelni jest dozwolone a wręcz nakazane2).

  • Czy uczelnia może przetwarzać dane osobowe jej absolwentów do celów marketingowych bez uzyskania na to wcześniejszej zgody każdego z nich?

Taka działalność uczelni jest niedopuszczalna ze względu na to, że przetwarzania w celach marketingowych wymaga wyraźnej i odrębnej zgody. Żadna przesłanka usprawiedliwiająca takie działanie nie jest przewidziana w treści RODO. Ponadto absolwentów łączy z uczelnią już zupełnie inny stosunek niż wtedy, kiedy jeszcze byli aktywnymi studentami/doktorantami, co wiąże się z koniecznością uzyskania właściwej podstawy do przetwarzania danych w zupełnie innym celu niż ten, w jakim były gromadzone w procesie rekrutacyjnym3).

  • Czy uczelnia może przechowywać dane osobowe kandydatów, którzy nie zostali przyjęci na studia?

Jest to jak najbardziej dopuszczalne jednak znowu za zgodą zainteresowanych. Każda osoba, której dane są przetwarzane przez uczelnie, musi zostać poinformowana o przysługujących jej prawach. Najważniejsze to to, że wyrażający zgody musi być w pełni świadomy, na co się godzi. Dlatego też —należy uznać, iż uczelnia wyższa może przetwarzać dane osobowe nieprzyjętych kandydatów na studia tylko na podstawie ich wyraźnej zgody w tym przedmiocie4).

Publikacja finansowana w ramach programu Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego pod nazwą „DIALOG” na lata 2018-2019

   [ + ]

1.https://irk.uw.edu.pl/osoby.php?op=insert
2.https://giodo.gov.pl/360/id_art/1113/j/pl
3.https://giodo.gov.pl/318/id_art/3060/j/pl
4.https://giodo.gov.pl/pl/360/3522