Jak należy oznaczać strony w umowie?

31.12.2018 2 minuty na przeczytanie artykułu
Akademia Bezpieczeństwa Ekonomiczno-Prawnego

Przy zawieraniu umów często zastanawiamy się w jaki sposób oznaczyć strony umowy, a obowiązujące przepisy prawa wymagają jednoznacznego ich określenia. W przypadku ewentualnego sporu, indywidualizacja stron procesu jest niezbędnym czynnikiem prawidłowości oraz skuteczności postępowania cywilnego.

Zdolność do zawierania umów przysługuje m.in.: osobom fizycznym mającym pełną zdolność do czynności prawnych, osobom prawnym, w tym spółkom z ograniczoną odpowiedzialnością i spółkom akcyjnym, jednostkom organizacyjnym niebędącymi osobami prawnymi, którym ustawa przyznaje zdolność prawną, w tym spółkom osobowym. Zdolności kontraktowej nie posiada spółka cywilna – wówczas umowa zawierana jest przez wspólników.

W przypadku przedsiębiorców zakres informacji, które powinniśmy podać w umowach, uzależniony jest od formy prowadzonej działalności gospodarczej. Zgodnie z art. 20 ust. 2 Prawa przedsiębiorców z dnia 6 marca 2018 roku przedsiębiorca umieszcza w oświadczeniach skierowanych w zakresie wykonywanej działalności gospodarczej do oznaczonych osób i organów numer identyfikacji podatkowej (NIP) oraz posługuje się tym numerem w obrocie prawnym i gospodarczym. Warto zwrócić również uwagę na art. 20 ust. 3 owej ustawy, odnoszący się do obowiązków informacyjnych przedsiębiorcy w związku ze składaną ofertą, wedle którego: „przedsiębiorca oferujący towary lub usługi w sprzedaży bezpośredniej lub sprzedaży na odległość za pośrednictwem środków masowego przekazu, sieci teleinformatycznych lub druków bezadresowych umieszcza w ofercie co najmniej swoją firmę, numer identyfikacji podatkowej (NIP) oraz siedzibę albo adres”. Biorąc powyższe pod uwagę, osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą powinna wskazać w umowie nazwę firmy, NIP oraz siedzibę/adres.

Jeśli działalność gospodarcza prowadzona jest np. w ramach spółki, to zgodnie z art. 34 ustawy z dnia 20 sierpnia 1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym, każdy podmiot wpisany do KRS jest obowiązany do umieszczania w oświadczeniach pisemnych skierowanych do oznaczonych osób i organów, następujących danych: firmy lub nazwy, oznaczenia formy prawnej wykonywanej działalności, siedziby i adresu, numeru NIP, oznaczenia sądu rejestrowego, w którym przechowywane są akta rejestrowe oraz numeru w rejestrze. W przypadku niewykonania powyższego obowiązku, ustawa przewiduje możliwość nałożenia przez sąd rejestrowy grzywny w wysokości do 5000 zł na osoby odpowiedzialne za niewykonanie tego obowiązku.

Ponadto, ustawa z dnia 15 września 2000 r. Kodeks spółek handlowych zawiera w tym zakresie regulacje dotyczące oznaczania spółek, wedle których przykładowo pisma i zamówienia handlowe składane przez spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością w formie papierowej i elektronicznej, a także informacje na stronach internetowych spółki, powinny zawierać: firmę spółki, jej siedzibę i adres, oznaczenie sądu rejestrowego, w którym przechowywana jest dokumentacja spółki oraz numer pod którym spółka jest wpisana do rejestru, numer identyfikacji podatkowej (NIP), wysokość kapitału zakładowego, a dla spółki, której umowę zawarto przy wykorzystaniu wzorca umowy, do czasu pokrycia kapitału zakładowego, także informację, że wymagane wkłady na kapitał zakładowy nie zostały wniesione. Przepis ten odnosi się również do informacji podawanych w umowie handlowej przez spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością. Kodeks spółek handlowych przewiduje możliwość nałożenia grzywny za brak wykonania powyższego obowiązku w wysokości do 5000 zł na członka zarządu spółki z ograniczoną odpowiedzialnością.

Jeśli chodzi o osoby fizyczne, zasadne jest podawanie w umowie imienia i nazwiska, a także adresu zamieszkania. Z perspektywy dochodzenia roszczeń racjonalne wydaje się też wskazanie przez kontrahenta również innych danych,  np. numeru PESEL, gdyż jego brak może uniemożliwiać egzekucję od niego należności, jeśli nie wywiąże się z obowiązku zapłaty. Przy podawaniu danych osobowych należy zawsze pamiętać o zachowaniu zgodności z przepisami o ochronie danych osobowych, w tym o Ogólnym Rozporządzeniu o Ochronie Danych (tzw. RODO).

 

Anna Karolak

Współfinansowane ze środków Fundacji PZU

Program dofinansowany ze środków Programu Fundusz Inicjatyw Obywatelskich 2018