Monitoring służbowych maili

05.12.2018 3 minuty na przeczytanie artykułu
Akademia Bezpieczeństwa Ekonomiczno-Prawnego

Śledzenie aktywności pracowników w trakcie wykonywania obowiązków służbowych to problem znany nie od dziś. Z jednej strony zrozumiałe jest stanowisko pracodawców wymagających od swoich podwładnych rzetelności i pracowitości, które mają się nijak do olbrzymich ilości czasu spędzanych przez pracowników w trakcie pracy na przeróżnych witrynach internetowych, czy też wysyłając dziesiątki prywatnych maili. Z drugiej zaś trudno wyobrazić sobie wykonywanie swoich obowiązków w warunkach stałej kontroli ze strony swojego szefa.

Zwłaszcza kiedy sporadyczne korzystanie z Internetu w czasie pracy, niekoniecznie stanowi ciężkie naruszenie obowiązków pracowniczych. Niemniej liczne problemy wynikające z braku precyzyjnych norm regulujących dopuszczalne zachowanie pracodawcy w ramach kontroli pracowniczej ostatecznie zaowocowały wprowadzeniem szeregu zmian do obowiązujących przepisów.

 

Monitoring poczty elektronicznej a RODO

Liczne wątpliwości związanie z brakiem przepisów odnoszących się do monitoringu poczty elektronicznej pracowników zostały rozwiane z chwilą wejścia w życie nowej ustawy o ochronie danych osobowych[1], będącej odpowiedzią na RODO, którego przepisy zaczęto stosować również w Polsce od 25 maja 2018 roku. Na mocy wskazanej ustawy doszło także do nowelizacji obowiązującego kodeksu pracy, w którym znalazł się nowy art.  223 (Monitoring poczty elektronicznej pracownika). Przewiduje on, że — jeżeli jest to niezbędne do zapewnienia organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy oraz właściwego użytkowania udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy, pracodawca może wprowadzić kontrolę służbowej poczty elektronicznej pracownika (monitoring poczty elektronicznej). Monitoring poczty elektronicznej nie może naruszać tajemnicy korespondencji oraz innych dóbr osobistych pracownika.

Ustawodawca dopuścił tym samym do stosowania dodatkowych form czynności kontrolnych pracodawcy. Niemniej pozostają one ograniczone w dużym stopniu tak samo, jak monitoring wizyjny. To znaczy, że pracodawca jest zobowiązany do:

  • określenia celów, zakresu oraz sposobu zastosowania monitoringu w odpowiednim wewnątrzzakładowym akcie normatywnym (układ zbiorowy pracy; regulamin pracy; lub właściwe obwieszczenie, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalania regulaminu pracy);
  • poinformowania pracowników o wprowadzeniu monitoringu, w sposób przyjęty u danego pracodawcy, nie później niż 2 tygodnie przed jego uruchomieniem;
  • poinformowania pracowników przed dopuszczeniem do pracy o wszelkich informacjach dotyczących wprowadzonych zasad monitoringu poczty elektronicznej (cele, zakres oraz sposób zastosowania monitoringu poczty elektronicznej) oraz odpowiedniego oznaczenia, pomieszczeń,
    a nawet urządzeń komunikacji podlegających kontroli, w sposób widoczny i czytelny, za pomocą odpowiednich znaków lub ogłoszeń dźwiękowych, nie później niż jeden dzień przed jego uruchomieniem[2].

 

Tajemnica korespondencji oraz inne dobra osobiste pracownika

Dopuszczalność zastosowania monitoringu poczty elektronicznej przez pracodawcę to nowość w polskim systemie prawnym. Dotychczas kodeks pracy nie przewidywał w ogóle żadnych przepisów dedykowanych zagadnieniu monitoringu jako takiego. Niemniej uwzględniając dopuszczalność kontroli pracowników, ustawodawca zastrzegł, że monitoring poczty elektronicznej nie może naruszać tajemnicy korespondencji oraz innych dóbr osobistych pracownika. Przypominamy, że kodeks cywilny stanowi, iż — dobra osobiste człowieka, jak w szczególności zdrowie, wolność, cześć, swoboda sumienia, nazwisko lub pseudonim, wizerunek, tajemnica korespondencji, nietykalność mieszkania, twórczość naukowa, artystyczna, wynalazcza i racjonalizatorska, pozostają pod ochroną prawa cywilnego niezależnie od ochrony przewidzianej w innych przepisach. Niezwykle istotne jest podkreślenie, że tajemnica korespondencji dotyczy wszelkich sposobów komunikowania się, również za pośrednictwem innych środków, także elektronicznych. Z kolei komunikacja za pośrednictwem poczty elektronicznej jest najbardziej narażona na naruszenie tajemnicy korespondencji, ze względu na to, że pracodawca może, chociażby przypadkowo, uzyskać wgląd do wiadomości prywatnych. Należy jednak zaznaczyć, że co do zasady, nawet w przypadku wykorzystania służbowego adresu e-mail w celach prywatnych wbrew wewnętrznym regulacjom, pracodawca będzie mógł odczytać tylko jej niewielki fragment, pozwalający na jednoznaczne stwierdzenie, iż ma do czynienia z informacją niedotyczącą obowiązków pracowniczych.
Co więcej, pracodawca nie może przyjmować założenia, że dany pracownik za pośrednictwem skrzynki służbowej odbiera/przyjmuje jedynie wiadomości związane z wykonywaniem obowiązków pracowniczych[3], co w konsekwencji przesądza o jego ograniczonych uprawnieniach do swobodnej kontroli poczty pracowników.

 

Bărbulescu przeciwko Rumunii (61496/08)

Warto również w tym miejscu przytoczyć fragmenty wyroku Wielkiej Izby Europejskiego Trybunału Praw Człowieka z 5 września 2017 r., który dotyczył sprawy zwolnionego przez swojego pracodawcę, za to, że wykorzystywał sieć Internet swojego przedsiębiorstwa w godzinach pracy z naruszeniem wewnętrznego regulaminu, który zabraniał wykorzystywania komputerów przedsiębiorstwa w celach prywatnych. Jego pracodawca monitorował natomiast przez pewien czas jego połączenia na jednym z komunikatorów internetowych, o którego założenie zainteresowany został poproszony w celu odpowiadania na prośby
o informacje ze strony klientów. Zapisy sporządzone w trakcie wewnętrznych procedur wykazały, że wymieniał on wiadomości o charakterze ściśle osobistym z osobami trzecimi[4].

 

Trybunał wyraźnie podkreślił, że mimo tego, iż Skarżący był dobrze poinformowany o zakazie wykorzystywania sieci do celów osobistych, to nie został w odpowiednim terminie poinformowany o zakresie i charakterze monitoringu wykonywanego przez jego pracodawcę, ani o możliwości posiadania przez niego dostępu do samej treści jego komunikacji. Dodatkowo zaznaczył, że — instrukcje pracodawcy nie mogą ograniczać do zera korzystania z prywatnego życia społecznego w miejscu pracy. Poszanowanie życia prywatnego
i poufności korespondencji w dalszym ciągu ma zastosowanie, nawet jeśli taka korespondencja może zostać w stopniu koniecznym ograniczona[5].

 

[1] Ustawa z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U z 2018 r. poz.1000), art.

[2] Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz.U. 1974 nr 24 poz. 141), art. 222

[3] Krzysztof W. Baran (red.) Kodeks pracy. Komentarz wyd. IV, komentarz do art. 223, WKP 2018.

[4] Bărbulescu p. Rumunii [Wielka Izba] – skarga nr 61496/08

 

[5] ibid

Współfinansowane ze środków Fundacji PZU

Program dofinansowany ze środków Programu Fundusz Inicjatyw Obywatelskich 2018