Metody koordynowania pracy zespołu badawczego na odległość

16.09.2019 1 minuta na przeczytanie artykułu

Współczesne projekty badawcze bardzo często swoim zasięgiem obejmą naukowców z wielu różnych miast, państw, a nawet kontynentów. Szczęśliwie, dzięki współczesnej technologii można efektywnie zarządzać nawet zespołem rozsianym po świecie.

Dobra komunikacja to podstawa każdego projektu zrzeszającego grupę osób. Dlatego też naturalnym sprzymierzeńcem okażą się wszelkie programy umożliwiające szybką i bezpośrednią komunikację. Oprócz poczty czy serwisów społecznościowych z pomocą spieszy Skype, popularny także ze względu na prostą możliwość stworzenia konferencji video pozwalających na udostępnienie innym tego co znajduje się na ekranie naszego komputera bądź urządzenia mobilnego. W tym kontekście niezwykle przydatnym narzędziem okaże się również Team Viewer dzięki któremu będziemy mogli również korzystać z ekranu komputera znajdującego się w innej lokalizacji.

Innym przydatnym elementem z którego wszyscy korzystają jest kalendarz, znajdujący się zresztą w wielu różnych aplikacjach. Dzięki temu można szybko ustalać widoczne dla wszystkich terminy spotkań czy deadliny.

Do umieszczania danych warto wykorzystywać chmury, które pozwalają na stosunkowo szybkie wrzucanie informacji i dobrze zastępują dawniej popularne usługi hostingowe. Co więcej, wiele z nich pozwala na edytowanie niektórych plików (np. tekstowych) w trybie rzeczywistym, co znacznie ułatwia pracę grupową. W przypadku posiadania fizycznej wolnej przestrzeni dyskowej można natomiast postawić na własny serwer.

Dla bardziej wymagających są zaprojektowane specjalne programy koordynujące procesy o charakterze projektowym. Umożliwiają szybkie delegowanie zadań, monitorowanie postępów czy badanie wydajności poszczególnych członków grupy. Ponadto są to często narzędzia zintegrowane z aplikacjami stworzonymi przez największe firmy.

W swojej darmowej wersji mają jednak zazwyczaj liczne ograniczenia takie jak limit przestrzeni dyskowej czy ograniczenie dotyczące tworzenia nowych projektów. Za odblokowanie tych funkcji trzeba płacić w systemie abonamentowym. Jeśli prowadzimy wiele projektów naraz warto zastanowić się nad takim rozwiązaniem. Przed dokonaniem wyboru należy przetestować kilka programów, aby zyskać większe rozeznanie. Jednocześnie warto wziąć pod uwagę dostępność i intuicyjność stworzonych aplikacji mobilnych.

Podsumowując, można wykorzystać wiele narzędzi w celu optymalizacji pracy w grupie oddalonej od siebie na duże odległości. Dystans nie jest dziś zatem ograniczeniem nie do pokonania – doświadczenie płynące ze współpracy międzynarodowej z pewnością jest warte stawienia czoła przeciwnościom. Niemniej, trzeba być świadomym niektórych problemów, na przykład w kwestiach formalnych – w celu uzupełnienia dokumentacji może okazać się konieczna tradycyjna pocztowa korespondencja bądź forma podpisu elektronicznego. W przypadku pracy międzykontynentalnej trzeba pamiętać też o różnicy czasu, która potrafi znacznie utrudnić spotkania w czasie rzeczywistym. Mimo wszystkich przytoczonych metod, należy również pamiętać, że nie są one, przynajmniej na razie, w pełni zastąpić rzeczywistego spotkania między ludźmi.

Publikacja finansowana w ramach programu Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego pod nazwą „DIALOG” na lata 2018-2019