Jakie informacje powinien zamieszczać przedsiębiorca w umowach, pismach handlowych lub na stronach internetowych?

01.09.2017 2 minuty na przeczytanie artykułu
Projekt edukacji ekonomicznej

Artykuł redakcyjny

pixabay.com

Zakres wymaganych informacji, które przedsiębiorca powinien zamieszczać w umowach, pismach handlowych, czy na stronach internetowych uzależniony jest od formy prowadzonej przez niego działalności. Regulacje dotyczące obowiązku informacyjnego można znaleźć w różnych ustawach, dlatego przedsiębiorca powinien uwzględniać wszystkie  zawarte w nich wymagania, które go dotyczą.

Zgodnie z art. 16 ust. 1 ustawy z dnia 2 lipca 2004 roku o swobodzie działalności gospodarczej (dalej: usdg), którą stosuje się m.in. do osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą, spółek handlowych, czy wspólników spółki cywilnej: „przedsiębiorca wpisany do rejestru przedsiębiorców albo ewidencji jest obowiązany umieszczać w oświadczeniach pisemnych, skierowanych w zakresie swojej działalności do oznaczonych osób i organów, numer identyfikacji podatkowej (NIP) oraz posługiwać się tym numerem w obrocie prawnym i gospodarczym”. Obowiązek ten dotyczy podawania jedynie numeru identyfikacji podatkowej (NIP), jednak na mocy ust. 2 tego przepisu można wymagać od przedsiębiorców podawania innych danych określonych w przepisach szczególnych.

Warto zwrócić również uwagę na art. 21 wyżej wymienionej ustawy, który odnosi się do obowiązków informacyjnych przedsiębiorcy w związku ze składaną ofertą, wedle którego: „jeżeli przedsiębiorca oferuje towary lub usługi w sprzedaży bezpośredniej lub sprzedaży na odległość za pośrednictwem środków masowego przekazu, sieci teleinformatycznych lub druków bezadresowych, jest on obowiązany do podania w ofercie co najmniej następujących danych: 1) firmy przedsiębiorcy; 2) numeru identyfikacji podatkowej (NIP); 3) siedziby
i adresu przedsiębiorcy”.

W przypadku działalności gospodarczej prowadzonej w ramach spółki osobowej czy kapitałowej uregulowanie dotyczące obowiązku informacyjnego znajdziemy w ustawie z dnia 20 sierpnia 1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym. Na podstawie art. 34 tej ustawy każdy podmiot wpisany do KRS powinien umieszczać w oświadczeniach pisemnych, skierowanych, w zakresie swojej działalności, do oznaczonych osób i organów, następujące dane: 1) firmę lub nazwę; 2) oznaczenie formy prawnej wykonywanej działalności; 3) siedzibę i adres; 4) NIP; 5) oznaczenie sądu rejestrowego, w którym przechowywane są akta rejestrowe podmiotu oraz numer podmiotu w Rejestrze. Obowiązek ten dotyczy oświadczeń pisemnych skierowanych do oznaczonych osób czy organów i podobnie jak w usdg nie uchybia on obowiązkom określonym w przepisach szczególnych. Wyłączeniu spod tego przepisu podlegają natomiast oświadczenia woli skierowane do osób pozostających ze spółką w stałych stosunkach umownych. Za niewykonanie powyższego obowiązku, ustawa przewiduje możliwość nałożenia przez sąd rejestrowy grzywny w wysokości do 5000 zł na osoby odpowiedzialne za jego niewykonanie.

W przypadku spółek handlowych, aby sprostać obowiązkowi informacyjnemu, należy sięgnąć również do ustawy z dnia 15 września 2000 r. Kodeks spółek handlowych (dalej: ksh). Art. 206 § 1 ksh odnoszący się do spółki z ograniczoną odpowiedzialnością dotyczy nie tylko pism składanych w formie „papierowej”, ale również w formie elektronicznej oraz informacji zawartych na stronie internetowej spółki i tak „pisma i zamówienia handlowe składane przez spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością w formie papierowej i elektronicznej, a także informacje na stronach internetowych spółki, powinny zawierać: 1) firmę spółki, jej siedzibę i adres; 2) oznaczenie sądu rejestrowego, w którym przechowywana jest dokumentacja spółki oraz numer pod którym spółka jest wpisana do rejestru; 3) numer identyfikacji podatkowej (NIP); 4) wysokość kapitału zakładowego, a dla spółki, której umowę zawarto przy wykorzystaniu wzorca umowy, do czasu pokrycia kapitału zakładowego, także informację, że wymagane wkłady na kapitał zakładowy nie zostały wniesione”. Przyjmuje się, że pod pojęciem „pisma w formie papierowej” składanego przez spółkę można rozumieć również umowę handlową zawieraną w toku prowadzonej przez nią działalności, a zatem spółka powinna zawrzeć te informacje w umowie przy oznaczeniu stron umowy. Analogiczne postanowienia znajdziemy dla spółki akcyjnej w art. 374 ksh, z różnicą w zakresie punktu 4). Przy spółce akcyjnej podajemy nie tylko wysokość kapitału zakładowego, ale dodatkowo zawsze wysokość kapitału wpłaconego, gdyż w przypadku spółki akcyjnej kapitał zakładowy nie musi być wpłacony w całości przed jej zarejestrowaniem. Ksh przewiduje również możliwość nałożenia grzywny za brak wykonania powyższego obowiązku w wysokości do 5000 zł na członka zarządu spółki kapitałowej (vide: art. 595 § 1 ksh).

Podsumowując powyższe, przedsiębiorca powinien pamiętać o obowiązku informacyjnym przy prowadzeniu działalności.